埼玉県春日部市に本社を構え、医療機器の輸送から倉庫業まで、さまざまな事業を展開する「有限会社本澤運送」。2022年の12月から、トラッカーズマネージャー（車両管理プラン）を利用されています。利用開始から約3ヶ月で、どんな変化があったのか。管理本部の本澤様（写真中央）、岩橋様（写真左）、長谷川様（写真右）にお話をお伺いしました。
取材日時：2023年4月19日 聞き手：永山（トラッカーズマネージャー企画担当）
- 導入企業：有限会社本澤運送
- 従業員数：55名（2023年5月時点）
- 保有車両数：48台（2023年5月時点）
目次
リスクと隣り合わせだった管理体制。
—— 導入前は、車両情報の管理についてどのような課題があったのでしょうか。
岩橋様：私が一番課題に感じていたのは、車両の整備関係ですね。たとえば、3ヶ月点検はもちろんやらなければいけないわけですが、やはり書類管理だと点検スケジュールの把握が難しいんですよね。管理だけやっているわけにもいきませんので、他の業務で忙しいときは頭から抜けてしまうこともあります。下手すると、車検すらスルーしてしまう可能性もゼロではない状況でした。
元々市庁舎の建設予定地だったという本社敷地。隣に大きな公園が広がる、のどかな立地です。
—— 具体的にはどのように管理されていたのですか？
岩橋様：以前から導入している別のシステムがあるのですが、それとは別に自分たちで点検予定表をExcelで作って、毎月どの車両の点検が控えているかを見ていました。ただ、書類を提出してもらわないとそもそも期限は分からないですし、記載を見落としてしまうこともあって、満足の行く管理体制ではなかったです。
—— 元々入れているシステムがあったんですね。そちらで管理をされていなかったのはなぜでしょうか。
本澤様：それ自体は販売管理システムでして、後から車両台帳の管理機能を追加してもらったんです。後付けのせいか、台帳一つ作るのにも、あっちこっちの画面に行ってボタンを押さないといけない状況でした。また、点検の予定までは管理できなかったため、その月の点検予定表をExcelで作り、Onedrive（インターネット上で共有できるファイルサービス）に入れていました。ただ、ファイルの場所がすぐに探せないのが難点でして。まさに今、当時のファイルをお見せしようかと思って探していたのですが、ちょっと見つからないですね…。
取締役の本澤様。定期的に展示会に足を運び、業務改善のタネを探しているそう。
自分から情報を探しに行くか、教えてもらうか。
—— 車両以外の情報、たとえば運転者台帳はどのように管理されていましたか？
本澤様：トラック協会が配布しているExcelファイルを使って管理していました。ただ、そのファイルだと過去6年分までしか記入できないので、追加していくにはその都度ファイルをいじらなくちゃいけない。作業自体は大した手間じゃなくても、全員分やるとなるとそれなりに面倒ですし、何よりその作業に生産性がないんですよね。他にやるべきことはたくさんあるのに、なぜこんな作業をひたすらやっているのだろうと。
—— 運転者台帳についても、免許期限の管理などが必要になってきますよね。
岩橋様：そうですね。免許証のコピーを取ってそれを保管していても、期限までは細かく管理できていませんでした。ドライバーから「免許更新しました」と申告があればよいですが、全員がやってくれるとは限りません。そうすると、期限が切れた免許証のコピーだけが保管されているなんてことも過去にはありました。何かあったときに、すぐ参照できないのも困っていましたね。
本澤様：それについても今はちゃんと情報を入力できて、期限を通知してくれますもんね。やはり、自分から情報を探しに行かないと分からないのと、何をすべきかを教えてもらえるのとでは大きく違うなあと感じます。
毎朝、従業員全員で清掃を行うとのことで、ゴミ一つ落ちていないピカピカのヤード。
管理を属人化せず、明確なルールを共有できるようになった。
—— トラッカーズマネージャーに変えてみて、管理のしやすさは変わりましたか？
岩橋様：全然違いますよ。点検予定を見ようと思ったら、パソコンを立ち上げて、トラッカーズマネージャーのページを開くだけですから。一目瞭然です。それを見てドライバーに「今月3ヶ月点検があるよ」「免許期限を確認してね」と伝えればいい。これは非常にありがたいですね。
トラッカーズマネージャーのホーム画面。点検期限の近い車両が一覧で表示されます（画像はサンプルです）。
本澤様：監査で一番危ないのって、車検整備関係じゃないですか。そこが危ないと、一発で行政処分を食らってしまいますので。いま話にあった通り、画面上でパッと帳簿が表示され、アラートも出てくるのでだいぶ助かりますよね。Gマークの監査だとドライバー情報の管理も重要ですが、自分たちで管理できなくもないけれど、やはり利便性は違いますね。特にGマークの書類準備は二人がやっていたので、なおさら良さが分かるんじゃないですかね。前回は深夜までかかっていたよね。
長谷川様：そうでしたね。準備する書類も多いですし、他の業務と並行しながらだとなかなか時間が取れないんですよ。最終的にすべての書類が揃ったのは当日の朝だったような気がします。
岩橋様：今はもうトラッカーズマネージャーに各情報をきっちりと入れていっていますので、大丈夫だと思いますよ。あとは事故履歴をすべて記入できれば、車両台帳と運転者台帳は完璧なはずです。
「パソコンは苦手」と語る岩橋様ですが、ほぼ毎日のようにトラッカーズマネージャーを利用されているとのこと。
—— 次は修羅場を回避できそうで良かったです（笑）。改めて、この数ヶ月で一気に変わりましたね。
本澤様：点検整備にせよ、免許証情報にせよ、事故の記録にせよ、一人の人間が作業・管理するならそこまで問題はないかもしれません。ですが、複数人が同様の作業や管理をする場合には、固定化されたルールが必要だと感じます。トラッカーズマネージャーのようなサービスなら、皆で同じものに入力し、常に同じ場所に保管される。“管理が属人化せず、明確なルールを共有できる”というのが大きいですね。
—— ありがとうございます。ちなみに、今までのやり方と大きく変わるという意味では、はじめは抵抗があったんじゃないでしょうか。
岩橋様：私はあまりパソコンが得意なほうではないですが、そんなに大変な感じはしなかったですよ。（サポートの）齊藤さんがフォローしてくださって、色々と分からない点を教えてくれましたので。
※トラッカーズマネージャーでは、スムーズにサービス導入を進めていただけるよう、導入後にまずはキックオフミーティングを実施します。お互いの推進体制や導入目的・ゴールを決めた後、ゴールに向けてやるべきことをステップごとに設定。それ以降、1～2週間に1度のペースで定例ミーティングを行いながら、進捗の確認や疑問点の解消を進めています。
倉庫業も営む同社。本社オフィスのすぐ隣に大きな倉庫と加工場が並んでいます。
情報を管理できるようになった、その先を見据える。
—— 情報化がほぼ完了されたとのことで、今後は過去のデータと比較したり傾向を把握したりできるようになってくると思います。たとえば、修理費用がかさんできたからそろそろ売却しようか、とか。
本澤様：そうですね。正直今は新しい車両が入ってこないので、ここ1～2年は売却せずに修理しながらやり過ごすことになると思いますが、そうなるとなおさら修理費用を抑えられるかは重要です。
岩橋様：修理が増えてきた中で感じることとして、（同じような車両・修理なのに）値段の差がすごく大きいことがあるんですよね。修理工場のさじ加減で決まっているんじゃないかと思うほど。他にも、この間修理したばかりなのにまた壊れてしまう、とか。これからは修理工場の言いなりではなく、過去の履歴や費用をちゃんと把握して、修理内容や費用の是非を問いかけていく必要があると思っています。
—— さまざまな面でご活用いただけたら、私たちとしても嬉しいです。使っていて、改善が必要だと思う部分はありますか？もしくは今後こうなってほしいという期待など。
長谷川様：うちの会社では、大型はだいたいドライバーが決まっているんですが、2t車なんかはドライバーが毎回違うので、ドライバーごとの燃料費の把握が難しいんです。燃費はGマークの監査で点数が高くない項目だったので、今後データを見てドライバーへの指導を進める上で、燃料費の把握がやりやすくなるといいですね。
本澤様：せっかくなので欲張って意見しちゃいますね。弊社はISO認証の監査もありますので、社内外の講習の受講履歴の管理をもう少し細かくできるようになったり、ドライバーごとの力量の把握がしやすくなったりすると便利だなと。さらに活用の幅が広がりそうです。
長谷川様：事故記録やその原因なども詳細に入れていくので、それと合わせて「こういう指導をしたらどうか？」という提起があるとよいですね。こういう事故を起こしたからこういう指導を受けさせよう、みたいな。
—— 貴重なご意見ありがとうございます。もっとご活用いただけるよう、さらにサービスを磨いていきたいと思います。本日はありがとうございました。
最後に、車両の前でも撮影させていただきました。
