目次
概説
・2022年1月より、改正された電子帳簿保存法が施行され、従来は紙で保存しなければならなかった帳簿書類について一定の条件下でスキャン文書等の電子データによる保存が認められるようになりました。
・他方、従来は紙ベースでの保存が可能であった電子メールを介したPDF書類に関しても、より厳格な電子データでの保存が必要になります。
・2023年現在は「宥恕期間」として、いわば対応が難しい企業は事情を斟酌してくれている期間ですが、2024年1月からは対応が必須となります。
内容
改正内容
原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、
一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とし、
及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を国税庁が定めています。
保存方法
電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存する方法。自社で作成した帳簿・書類の控えも含まれる。
スキャナ保存
紙で受領した書類を画像データ化して保存する方法。相手から受領した取引関係書類の保存も含まれる。
電子取引
電子的に受領した取引情報をデータ保存する方法。相手から受領した取引関係書類の保存も含まれる。
（EDI取引、インターネット取引、電子メール取引 等）
※電子取引データは保存要件が厳格化し、
書類を電子データで受け取った場合、データで保存することが義務となりました。
➡ PDFの請求書をメールで受け取った場合は、
紙での出力・保存は不可となり、電子データとして所定要件での保存が義務となります。
必要要件
真実性
以下のいずれかを満たす必要があります。
① タイムスタンプの付与
② 訂正・削除ができないシステムの構築
③ 事務処理規定の策定（訂正や削除についての社内ルール決め）
可視性
取引日・取引先・取引金額などの条件を指定し、
すぐに対象のデータを検索できるようにすることが求められます。
具体的には、以下を満たしている必要があります。
・PCやシステム、プログラム等を設置し、速やかに画面や書類等に出力できるようにすること
・システムの概要書（マニュアル）を備えること
・指定された検索条件（上記）での検索機能を確保すること
問題点
・前述の通り、従来は出力してまとめておけばよかった類の帳票も、今後は電子データとして保存しておく必要が発生します。
・タイムスタンプ
要件を満たすタイムスタンプを付与する場合は、
時刻認証業務認定事業者（TSA）のサービスや対応したシステムを利用する必要があります。
1件あたり約数十円かかる場合もあり、必要書類にすべてに付与すると大幅なコスト増となります。
※必ずしもシステムを導入しなければ対応できない内容ではないですが、
そのためには、より一層のミスを防ぐための社内ルールの策定と厳格な運用が求められます。
対策1
社内規定の改定・策定と厳格な運用
まずは、対象となる社員全般に制度についての理解させることが重要です。
自身の業務内に対応が必要な部分があるのか、取引先への周知や依頼が必要になるのかなど、
社内での必要情報を確認しましょう。
また、タイムスタンプ付与のタイミングや担当者などを決めるとともに、
書類に関する取扱い規定を旧来の紙ベースの保管に準じたものから改定するなど、
制度を運用する上で必要な措置を行いましょう。
対策2
対応したシステム・サービスを導入する
上記のルールなどの策定とあわせて、
現在使用しているシステムなどを電子帳簿保存法に対応したものへ変更する必要があります。
請求業務を電子化している場合などは、
必要な要件が定められていますので、対応したシステムを導入、
または既存システムの改修が必要となります。
加えて、多くの運送会社で商習慣として定着している
「作成した請求書をメールで相手方に送る」という行為も、
今回の電子帳簿保存法改正により、保存対象となります。
以前は印刷して紙ベースでの保管で問題ありませんでしたが、
今後は、タイムスタンプを付与したうえで、適切にデータとして保管しておく必要があります。
終わりに
上記にように、多くの運送会社では請求書のやり取りをメールで介して行っている会社が多く見受けられます。
宥恕期間が終わるまでの間に、社内の体制をしっかりと整備しておきましょう。
