運行管理の基本: 効率的な運営を実現するためのガイド

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はじめに: 運行管理の役割と重要性

運行管理は、運送業界の中核をなす重要な業務領域です。運行管理には、案件管理や配車管理、運行計画の最適化や、車両管理やドライバー管理、さらには安全管理なども含まれます。
運送会社にとっては事業の根幹をなす必須の業務であり、これらの要素がスムーズに統合されてはじめて日々の効率的な運行が実現できます。
また、運行管理の効率化を行うことは、単に日々の業務をスムーズに進めるだけでなく、コスト削減や売上の向上など、運送会社経営においても非常な重要な役割を果たします。

運行管理のメリット

運行管理は運送会社にとって必須の業務内容ですが、適切に行うことで様々なメリットを得られます。

コストの削減や売上改善

現状の売上と燃料費、人件費などの詳細を可視化し、それらのデータを関連付けて総合的に分析をすることで、不必要なコストを特定・削減することができます。
さらに、最適な配車計画により運行を効率的に進めることで、サービスの質を維持しつつ売上の向上が期待できます。
深夜残業代が原因となって収支が悪くなってしまっている運行や、高額な修理代が原因で車両収支を悪化させている車両など、相互のデータを参照することで、利益の向上を目指すことができます。

運行業務の効率化

従来、紙ベースやExcelで分散していた管理データを一元的に集約することで、情報のアクセスや更新を早めることができます。これにより、業務の効率が大きく向上します。
紙からエクセル、エクセルからシステム、システムから他のシステムへの転記作業を減らしていくことで、業務効率の向上を実現することができます。
さらに、この過程で業務整理を行い、従来属人的だった業務も標準化されるため、完全に個人に依存した専属の担当者を設置するコストの削減や、新メンバーへのスムーズな業務引継ぎも期待できます。

運行管理の基礎知識

運行管理の基礎知識
運送業界における運行管理は、単なる一業務ではなく、経営基盤を支える不可欠な要素として位置付けられています。
効果的な運行管理を行うためには、その機能・内容と目的をしっかり理解し、必要なスキルや知識を身につける必要があります。

運行管理の主な内容と目的

運行管理の主な機能と目的は、下記の通りです。

配車計画

機能:車両の運行ルート、配送先、時間等を適切に計画し、管理すること。
目的:効率的な運行・配送ルートを選定し、安全な運行の実施と、対応時間、コストを最適化するため。

ドライバー管理

機能:ドライバーのマネジメント全般を指す。勤務シフト、労務時間、免許区分等を総合的に考慮して管理すること。
目的:ドライバーの健康と安全を確保しつつ、法令順守の上で社内の人的リソースを最大限に活用し、業務の効率を最大化するため。

車両管理

機能:車両の定期的な点検、整備と修理のスケジューリング、燃料等の効率的な管理などを行うこと。
目的:車両の長寿命化と車両トラブルを予防するため。

情報共有

機能:社内での営業情報や配車情報の共有に加えて、運行状況や発生したトラブル情報をタイムリーに共有すること。
目的:迅速な対応を可能にし、業務の透明性を高め、顧客の信頼を深めること。

法令順守

機能:貨物自動車運送事業法、道路交通法、労働法、改善基準告示など関連する法令の遵守状況を監視し、管理すること。
目的:法令順守を通じて安全な運行を行うとともに、法的リスクを最小化し事業の継続性を保つため。

運行管理に必要なスキル

運行管理に必要なスキル
運行管理は上述のように、かなり多くの業務内容を含むため、適切に行うためには多くのスキルを必要とされます。

調整力

配送計画の作成においては、いつ、どからどこに、どの車両で、どのドライバーが、どの貨物を、どの道程で運ぶかを白紙から組み立てていく必要があります。
こういった様々な情報をすべて把握したうえで、それぞれの運行内容を決めていく能力が運行管理においては求められます。

問題解決能力

運行管理では運行内容の変更や突発事故など、予期せぬトラブルが発生することがあります。
そのような状況でも冷静に対処し、適切な解決策を見つけ出す能力が求められます。

組織力

配車・運行計画の作成やドライバー管理など、運行管理には多くの業務があります。
それぞれのタスクごとに時間を区切って業務をすることがむずかしいため、多岐に渡る業務を一元管理し、適切に業務の優先度をつける能力が求められます。

コミュニケーション能力

運行管理の業務にはドライバーの管理も含まれます。
ドライバーは若手からベテランまで異なる年齢層の方がいるため、円滑にコミュニケーションが取れるように日頃から良好な関係を築くことが重要です。

効果的な運行管理のツール紹介

運行管理は上記のように多くの要素を含み、多岐にわたるスキルが必要です。
どうしても担当者の力量に頼った業務フローとなりがちで、社内において最も属人化が発生しやすい業務のひとつです。
結果として、データの社内共有ができにくかったり、業務フローにおいてもデータの二度打ち、再加工などの工数が発生したりするケースが多くみられます。

そういった課題は、運行管理システムを導入することで、業務を効率化やスムーズな進行をすることができます。
その実現の鍵となるのが、クラウドサービスや専用ソフトウェアなどの最新DXツールの導入です。
近年、運行管理の業務をサポートする多くのシステムが生まれており、その中でも弊社が提供している「トラッカーズマネージャー」は多くの運送会社から支持されております。
以下では、運行管理ツールの選び方と「トラッカーズマネージャー」の特徴を詳しく紹介していきます。

運行管理ツールの選び方

導入目的

運行管理ツールを導入する場合は、まずは社内での導入目的を明確にすることが必要です。
自社での課題が、煩雑な業務フローの効率化、業務属人化解消、配車自動化、収支可視化、利益最大化なのかで求められるツールは全くことなってきます。
現状の課題が何なのかを明確にし、その課題を解決できるツールを選ぶことができるかどうかに、運行管理の効率化ができるかどうかがかかってきます。

使いやすさ

運送会社における運行管理ツールは、日常的に多くのスタッフが最も使用するツールです。操作が複雑であると、導入や運用に時間がかかったり業務上のミスや遅延が発生しかねません。
誰もが簡単に操作できるようなツールは、日常業務を効率的に行うために必要不可欠です。

サポート体制

どんなに優れたツールであっても、日々の疑問や緊急時のサポートが不足していて、受けたいときに適切なサポートが受けられないと、業務への支障が生じる可能性があります。
また、法改正などによってツールのアップデートや新機能追加が頻繁に行われるかや、その際のサポート体制がどうなっているかなど、基盤の整ったサポート体制はツールを利用するにあたって欠かせない条件です。

コストパフォーマンス

運行管理ツールの利用には、導入時、もしくは毎月固定で相応の費用がかかってきます。このため、費用に見合った効果が得られるかどうかはツール選定の上で重要です。
初期費用や月額などの費用面だけでなく、利用できる機能やその質などを総合的に評価し、最も効果的なツールを選ぶ必要があります

データ分析機能

データの分析機能は運行管理の中心的役割を果たします。運行データで得られた情報をもとに効率的な配送計画を作成することができ、結果的に燃料費を削減することにも繋がります。
また、蓄積されたデータから配送計画をより最適化するようなヒントを得ることもできます。

上記の基準を満たしつつ、さらに進化した機能とサポートを提供するのが「トラッカーズマネージャーの運行管理プラン」です!

トラッカーズマネージャーの運行管理プラン

トラッカーズマネージャーとは、運送事業に必要なすべての機能を網羅したクラウドシステムです。
車両管理やドライバー管理などの業務から、配車計画や請求書の発行、レポートの出力など様々な業務をカバーできます。

機能一覧

トラッカーズマネージャーの運行管理プランで利用できる機能は下記の通りです。
トラマネ運行管理プラン一覧

案件・日報情報の登録/一元化

日々の案件や日報情報を登録することで、月次の請求書(売上)や労働時間集計の土台情報を管理できます。また、案件情報のマスター設定や繰り返し登録で入力作業の簡素化・平準化が可能です。
加えて、日報作成はデジタコ連携も対応しており、連携に必要な工数もほぼありません。
※対象は富士通のデジタコのみ

配車計画

配車表をカレンダー形式でデジタル化し、営業所を跨いだ配車状況共有ができます。
社内で案件や配車状況やを共有することで、営業所間のコミュニケーションを促し、自車の稼働率を高めることができます。

請求書発行

営業所はもちろん、荷主も部門ごとに案件管理ができ、同じデータをそのまま使って請求書と支払明細書の作成から送付まで完結することができます。
運送業界におけるインボイス制度にももちろん対応しています。

勤怠管理

日々の日報情報をもとに、ドライバーごとの労働時間を自動集計することができます。
また、改善基準告示の違反状況をアラート機能で確認することができます。

荷主やドライバー毎の売上集計

日々の案件・日報情報をもとに、荷主別売上やドライバー別売上を自動集計することができます。
また、損益レポート機能を活用いただくことで、運行三費(燃油費、修理費、タイヤ・チューブ費)や整備費を含めた車両別収支まで可視化することができます。

トラッカーズマネージャーで 業務削減・効率化を始めませんか?

 

 

終わりに

本記事では、運行管理の重要性や目的、そして効率的な管理と効果についてご紹介いたしました。
運行管理システムを導入し適切に運用することにより、業務の効率化はもちろん、コストの削減も期待できます。
業務が属人化していたり、紙やExcelなど非効率的な方法で管理されている場合は、これを機に運行管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

編集長(元・運送会社配車担当)のつぶやき

「運行管理」という言葉はよく耳にしますが、実のところ、厳密な定義があるわけではありません。
「業務システムにおける運行管理」として考えると、受注・配車計画・運行計画・動態管理・日報管理・請求管理の一連か、その一部を指す話になるでしょうし、「運行管理者の業務内容としての運行管理」という意味での運行管理でいえば、法律で定められた具体的な義務になり「運送会社全体の目線で俯瞰で見た運行管理」というと、今回ご紹介したような運送に関する業務フロー全般を指すような意味になるでしょう。

そのため、全体で見たときに、当然行うべきような内容も、要求されるスキルも多くなります。
多くの運送業に関わる会社にとって、当然小規模な会社・事業所であれば一人で完結させることも多いですが、一般的には多くの従業員が、色々なツールを使い、雑多な方法で業務を行い、管理していることが多いでしょう。

彼らの負担を適切に軽減できるように、また、会社の経営効率化に必要な情報を管理できるように、
それぞれの会社に適した運行管理システムを導入していくことが重要ではないでしょうか。