車両管理台帳は、企業が使用する車両の状況を把握し、適切な保守管理を実施するために作成する資料です。車両管理台帳を作成し、管理を徹底することで、事故のリスク軽減やコスト削減につながります。
そこで今回は、車両管理台帳に記載すべき項目や管理方法などについて解説します。
目次
車両管理台帳とは？
車両管理台帳とは、車両諸元（※）や点検整備の記録などを企業に所属する車両ごとに記載したものです。各車両の状況を把握し、適切な保守管理をするための資料として使用します。
社有車の少ない企業は、車両管理台帳の代わりに自動車検査証の写しを綴じて保管していることもあります。
詳しくは後述しますが、車両管理台帳には車両の登録番号や車体番号、初年度登録、車検日、保険の加入状況、使用状況などが記載されているのが一般的です。車両管理台帳の作成は義務ではないものの、整備点検義務や使用者責任を果たすために作成することが推奨されます。
※車両諸元（しゃりょうしょげん）：車両において数値で表記可能な要素。一部にスペックや寸法、基本構造などの数値も含まれる。
車両管理台帳の作成目的
車両管理台帳の作成目的は、車両の状況を把握して適切な保守管理をすることです。
車両管理台帳を作成していれば、車両の整備点検を適切に実施でき、整備不良による事故が起こる可能性を減らせます。
また、車検日や自賠責保険・任意保険の保険期間なども把握しやすくなるため、手続き漏れにより車両が車検切れになったり無保険状態になったりするトラブルを防げます。その結果、企業に対する信用を失うリスクも回避できるでしょう。
車両管理台帳を使うメリット
ここからは、車両管理台帳を作成し、備え付けるメリットを解説します。
リスク回避やコスト管理がしやすい
車両管理台帳は、リスク管理とコスト管理に役立ちます。
前述したとおり、車両管理台帳により適切な保守管理を実施すれば、整備不良に起因する事故の発生リスクを減らせるほか、従業員や第三者の安全を確保することによって企業の社会的信頼を得ることが可能です。それは、事故による損害賠償や、車両の修理費用の発生を回避することにもつながります。
また、車両管理台帳に車両の走行距離やガソリンの消費量、整備費用などの情報を記載していれば、コストも可視化できます。これにより、車両にかかるコストの全体像を把握できるため、コスト管理がしやすくなるでしょう。
法的コンプライアンスの遵守が可能
企業には、企業活動において法令を遵守することが求められます。法定点検を怠ったり車検漏れがあったりなどでコンプライアンスに違反すれば、企業に対するイメージや信用を失いかねません。
車両管理台帳により車両管理を徹底することで、コンプライアンスを遵守できます。
車両管理台帳を使うときの注意点
車両管理台帳を使用する際には、事前に知っておきたいポイントがあります。
ここでは、車両管理台帳を使用する際の注意点について解説します。
車両情報を網羅的に記録することが難しい
車両管理台帳はリスク管理とコスト管理に役立ちますが、車両に関するさまざまな情報を記載しなければなりません。そのため、作成には一定の工数がかかります。
また、情報の更新や確認にも労力を要します。紙やExcelで管理しようとすると、車両数が多いほど工数が多くなり、ミスが起こりやすくなるでしょう。
とくに情報更新頻度が高い企業で車両管理台帳を使用する場合は、社内で明確なルールを定めておき、効率よく管理する方法を検討する必要があるでしょう。
専門知識が必要になる
車両管理台帳を作成するには、車両のメンテナンスや任意保険、自賠責保険などに関する知識が必要です。
これらに対する適切な知識がない場合、誤って情報を記載したり、トラブル時に誤った判断をしてしまったりするおそれがあります。
車両管理台帳に記載すべき項目
車両管理台帳には、大別して「車両を特定するための項目」「車両の状況を把握するための項目」「車両の保険に関係する項目」の記載が必要です。
それぞれの項目について、具体例を挙げて解説します。
車両を特定するための項目
車両台帳には、車両を特定するための以下の情報を記載します。
・登録番号
・登録年月日
・初年度登録年月
・車名
・型式
・車両の種別や用途、形状
・車体番号
・最大積載量や車両重量、総排気量
・長さや幅、高さ、色
・定員数
・燃料の種類 など
自動車検査証などで情報を確認しましょう。
車両の状況を把握するための項目
車両台帳には、車両の安全な状態を維持するために以下の情報も記載します。
車両の状況を把握するための項目には、「車検・整備状況に関係する項目」「修理や事故に関係する項目」「使用・管理に関係する項目」があります。
【車検・整備状況に関係する項目】
・車検の有効期限
・点検整備記録
・点検整備を行った工場名
・整備状況
・保管場所 など
【修理や事故に関係する項目】
・修繕履歴
・事故の発生日時や概要
・事故処理の状況と結果 など
【使用・管理に関係する項目】
・使用する部署
・運転者
・使用者や管理者の変更履歴 など
車両の保険に関係する項目
強制保険である自賠責保険に加入せず車両を運転してしまうと、法律により処罰されます。また、自賠責保険に加入していないと車検で不適合となります。
そのため、自賠責保険には必ず加入し、自賠責保険でカバーしきれない部分は任意保険で補いましょう。
保険に未加入の状態を生まないよう、車両管理台帳には保険に関する以下の情報も記載します。
【自賠責保険】
・保険期間
・保険会社
・保険契約者の住所と氏名
・車両の登録番号と車体番号
・車両の種別
・使用の本拠所在地 など
【任意保険】
・証券番号
・保険期間
・保険会社
・保険代理店
・保証内容 など
車両管理台帳作成時の2つのポイント
車両管理台帳を作成する際には、押さえておきたいポイントが2つあります。それぞれのポイントについて確認していきましょう。
日付や条件ごとにソートをかけられるようにする
社有車が多い企業の場合、車両管理台帳は該当の車両の情報をすぐに確認できるような工夫が必要です。
紙ベースの車両管理台帳であれば、取得日順に記載したり、車両に通し番号を設定して補助簿で車両の情報を探しやすくしたりするとよいでしょう。
Excelや車両管理ツールなどで車両管理台帳を作成している場合は、取得日や車両の情報（車両の登録番号や種別など）でソートする機能があると、必要な情報をすぐに確認できて便利です。
車両管理台帳の作成時には、記録する情報に差が生まれないよう、社内で統一のルールやフォーマットも作成しておきましょう。
車両に関する書類とともに保管する
車両管理台帳は、自動車検査証の写しや保険証書（自賠責保険・任意保険）の写しと共にファイリングしておきましょう。
そうすることで、事故などの有事の際に、保険会社などからの車両に関する照会に、迅速に対応できます。
車両管理台帳の保存期間はどのくらい？
車両管理台帳は、各車両の状況把握と保守管理の資料として作成するものであり、法令などで定められた保存期間はありません。そのため、保存期間は企業の判断に委ねられています。
貨物自動車運送事業輸送安全規則第八条では、一般貨物自動車運送事業者などに対して最低1年間は記録の保存を義務付けています。Ｇマークの申請時や、監査や巡回指導の際にも必要となりますので、適切に作成・管理をする必要があります。
企業規模や自社における車両管理の重要度、リスク管理の程度などに応じて、適切な保存期間を設定し、管理しましょう。
車両管理台帳の管理方法
車両管理台帳は、紙で管理する以外に、車両管理システムやExcelで管理する方法もあります。それぞれのメリットや注意点について解説します。
紙で管理する方法
単純で自由度の高い方法が紙です。紙などのフォーマットに車両情報を直接記載し、ファイルやバインダーに綴って保管をします。特別な技術やシステムを必要とせず、初期コストや継続費用が低いというメリットがあります。
一方で、車両の台数が多くなるほど情報の更新や確認といった管理作業が煩雑となり、誤記入や情報の重複などの人的ミスが発生しやすくなる点がデメリットです。車両が多い企業には、この方法はあまり適しません。
システムで管理する方法
車両管理システムを使用して車両情報を管理することも可能です。人的ミスが発生しにくいほか、ソート機能や検索機能を備えているものが多く、必要な車両情報をすぐに確認できます。加えて、車両情報がデータ化されているため、必要な情報を抽出して分析などに活用することも可能です。
しかし、システムの導入には初期コストがかかり、維持費用も発生します。また、システムの使用にあたって従業員に指導も必要です。
「トラッカーズマネージャー」は、車両やドライバー、事故などに関するあらゆる情報を一元管理できるサービスです。車両に紐づく原価を自動で集計することもでき、可視化を実現できます。
クラウド型システムのため導入コストを抑えられるほか、直感的に操作しやすい点も魅力です。車両管理を効率化したい方は、ぜひ導入を検討してみてください。
Excelで管理する方法
Excelで表機能やテーブル機能、関数、マクロなどを活用して管理する方法もあります。Excelはすでに社内で使用しているケースが多いため、初期コストがかからないというメリットがあります。
また、テンプレートがダウンロードできるサイトもあるため、活用すれば手間をかけずに車両管理台帳の作成が可能です。
ただし、Excelを使用する場合、ある程度関数やマクロなどの知識や技術が必要です。
関数が消されない工夫を施すほか、抜け漏れが発生しないようダブルチェックの方法、更新履歴やバージョン管理などのルールを設定して、適切に管理しましょう。
車両管理台帳の管理は徹底して行おう
車両管理台帳は、車両の状況を把握して適切な保守管理を実施するために作成する資料です。
車両管理台帳を作成し、適切な保守管理を実施すれば、整備不良による事故の発生リスクを減らせるほか、法的コンプライアンスの遵守も可能です。
また、車両にかかるコストの全体像を把握できるため、コスト管理がしやすくなる点もメリットです。車両管理台帳の作成は義務ではない企業も多いですが、作成しておくべき資料といえるでしょう。
車両管理台帳に限らず、社有車の多い企業が各種台帳を紙やExcelで管理していれば、管理業務が煩雑になり人的ミスが起こりかねません。車両管理を効率化するなら、「トラッカーズマネージャー」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。
