企業が業務で自動車を利用する場合、運転日報の作成と保存が必要です。しかし、運転日報をどのように作成するのか、具体的に何を記載するのかなどわからない方も多いでしょう。
そこで今回は、運転日報の概要や書き方、運用手順を解説します。運転日報に関する法律についても解説していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
運行管理における運転日報とは？
運転日報とは、自動車を使用する際の記録です。この記録には、運転者の名前、走行距離、運転日時などが含まれます。一般貨物自動車運送事業（トラック貨物など）を営む事業者は、「貨物自動車運送事業輸送安全規則」に基づき、運転日報の記録と保管が義務付けられています。また、この業種に該当しない企業でも、一定台数以上の社用車を保有している場合は運転日報の記録と保管が必要です。
運転日報の作成により、ドライバーが長距離運転による疲労をしていないかを確認することができたり、走行距離に応じた車両メンテナンスの検討を行えるでしょう。
運転日報を義務付けている法律とは？
運転日報の記録は、法律により義務付けられています。では、具体的にどのような法律で、どのような内容が義務となっているのでしょうか。ここから詳細を解説していきます。
貨物自動車運送事業輸送安全規則
この規則は、国土交通大臣や地方運輸局長から許可を受けた「貨物自動車運送事業者」に適用されます。
第八条では、「事業用自動車に係る運転者等の業務について、当該業務を行った運転者等ごとに次に掲げる事項を記録させ、かつ、その記録を一年間保存しなければならない。」と規定しています。具体的な記録内容は、運転者や車両の情報、業務の開始から終了までの時間やルート、交代や休憩の場所や日時などです。
この規則では、運転日報の管理責任者は運行管理者となります。
道路交通法施行規則
道路交通法施行規則は警察庁が管理し、公道での車両の運行について広く規定しています。
運転日報の作成は、「第九条の十（安全運管理者の業務）」に記載されています。貨物自動車運送事業者でなくても、一定台数以上の社用車を持つ業者は運転日報の作成が義務付けられているのが特徴です。
この規則では、運転日報の管理責任者は安全運転管理者です。
運転日報の書き方
運転日報に記載すべき項目は、緑ナンバーと白ナンバーでそれぞれ異なります。ここからは、運転日報を作成する際に記載すべき項目と詳しい書き方に加えて、実際の記載例も紹介していきます。
緑ナンバーのケース
緑ナンバーや黒ナンバーの一般貨物自動車運送事業者の場合、社用車での運送事業となるため、記載すべき項目が多くなります。具体的な項目は、「貨物自動車運送事業輸送安全規則 第八条」によって定められており、以下の8項目が必要です。
1.ドライバーの氏名
2.業務で使用した自動車のナンバー、もしくは車両を識別できる表示（※）
3.業務の開始および終了日時と地点、主な走行ルート、走行距離
4.交代があった場合、その日時と地点
5.休憩や仮眠があった場合、その日時と地点
6.「車両総重量8t以上」または「最大積載量5t以上」の自動車に乗務した場合の貨物の積載状況、荷主都合で30分以上待機が発生した場合は集荷・配達地点での待機状況、荷役作業の実施状況
7.「道路交通法」もしくは「自動車事故報告規則」における特定の事故または著しい運行の遅延などの異常発生時の概要と原因
8.運行経路などの運行指示内容
愛知県トラック協会の記載例を参考にすると、記入の仕方がよりわかりやすくなります。
参照元：一般社団法人 愛知県トラック協会 事業管理及び関係帳票類の作成について
（※）事業所内での車両ごとに割り振っている通し番号など、どの車両なのかを識別できる表示のこと
白ナンバーのケース
運送や旅客業務を行わない社用車の場合、白ナンバーや黄色ナンバーが使用され、記載項目は緑ナンバーより少なくなります。
運転日報に記載する項目は、「道路交通法施行規則 第九条の十第八項」で定められており、以下の4項目です。
1.ドライバーの氏名
2.運転開始および終了の日時
3.運転した走行距離
4.運転状況を把握するために必要な情報
記載項目は少ないですが、正確に記録することで運転状況を整理しやすくなります。「運転状況を把握するために必要な情報」については法令で具体的な内容が示されていないため、休憩や仮眠の場所や日時などを記載すると良いでしょう。
また、法令で定められた内容以外にも以下の情報を記載すると、業務改善や情報共有に役立ちます。
・給油のタイミングや量
・訪問先名と経路
・車両点検の内容
・走行時に危険だと感じた場所
これらを記録することで、業務の効率化を図りましょう。
参照元：公益社団法人愛知県安全運転管理協会
参考資料内［アルコールチェックの義務化に伴う運転日誌の様式案］（車両ごと）
運転日報の保存期間
運転日報は安全運転管理者の責任のもとで保存されます。記録の保存や管理も安全運転管理者の重要な役割です。
保存期間については、「貨物自動車運送事業輸送安全規則第八条」においては、運転日報は「1年間保管するもの」と規定されています。しかし、労働基準法では労働に関する重要書類は5年間（法改正の経過措置として当分の間は3年）の保存が義務付けられています。
運転日報には運転者の情報が記録されているため、念のため5年間（当面は3年間）は保管しておくことがおすすめです。
運転日報の作成手順
運転日報の運用方法には、紙などを使用したアナログな方法と、クラウド上で記録・管理をする方法があります。
ここでは、紙媒体での運転日報の運用手順を紹介します。
1.必須項目をテンプレート化する
運転日報には規定のテンプレートはありませんが、運用を効率化するためには記載内容を統一し、ルール化することが重要です。
テンプレート作成の第一歩は、記載すべき項目を整理することです。全国のトラック協会などの関連機関では無料でテンプレートを公開している場合もあるため、自社の運用に合わせてカスタマイズするのが良いでしょう。
2.運転前や運転後にドライバーが必要項目を記入する
運転日報の記載事項に従い、ドライバーには運転する際に必要な項目を記入してもらいます。
紙媒体で管理する場合、書き間違いや読みにくい文字が発生しやすいです。そのため、丁寧な記入と表記の統一を徹底するよう、事前に周知しておくことが重要です。
3.事務担当者や運行管理者、安全運転管理者が内容を確認する
運転日報を受け取った事務担当者や運行管理者、安全運転管理者は、記載内容に誤りがないかを必ずチェックしましょう。
内容に抜け漏れや間違いがある場合は、ドライバーに修正を依頼し、正しい内容で再提出してもらいます。日報を記入したドライバーとは別の人間が修正を行った場合、記録の改ざんと見なされるケースもありますので、必ず記入者本人に修正を依頼しましょう。記入者とは別の人がダブルチェックを行うことで、ミスや漏れを防ぐことができます。
4.確認しやすいように整理して保管する
運転業務ごとに提出された運転日報は、いつでも確認できるように整理して保管します。
紙媒体での保管時には、月ごとやドライバーごとなどにまとめ、目次やインデックスをつけてファイリングするなど、見返しやすいように整理することが望ましいです。
運転日報の作成・管理は電子データ化がおすすめ
手書きの運転日報は手間がかかる上に、紙の保管・管理にも労力やコストがかかります。この問題を解決する方法が「運転日報の電子データ化」です。電子化することで、以下のようなメリットがあります。
・保管スペースが不要になる
・用紙やファイルなどの事務用品のコスト削減
・過去のデータが簡単に検索・閲覧可能
運行管理業務をデジタル化するトラッカーズマネージャーでは、デジタコを利用して運転日報をクラウド上で管理できます。これにより、ドライバー個人の労働時間の自動集計や、時間超過アラートの活用が可能になり、働き方改革に向けた取り組みを簡単に実施できます。
運送業務に必要なさまざまな機能に対応しているので、運行管理業務の効率化を検討中の方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
運転日報を作成して社用車の適切な運用管理をしよう
事業者における運転日報の記録は、法令により義務付けられています。運転日報に必要な項目をしっかりと確認し、適切な保管・管理を行いましょう。
また、手書きの運転日報では記載や管理、保管に手間がかかるため、運転日報のデジタル化が可能なシステムの活用がおすすめです。
システム導入時には従業員に操作方法などを理解してもらう必要はありますが、運行管理業務の効率化が可能なため、一度検討してみてはいかがでしょうか。
また、運行管理業務を効率化するためには、トラッカーズマネージャーの導入も効果的です。トラッカーズマネージャーの運行管理プランでは、下記のような業務を一元管理し効率化することができます。
トラッカーズマネージャーでは、運転日報のデジタコ連携にも対応しており、労働時間の集計から改善基準告示までストレスなく対応可能です。また、連携に必要な工数もほぼかからないので、より業務効率化を推し進めることができます。
2週間の無料トライアルも行っているので、ぜひトラッカーズマネージャーの導入をご検討下さい。
