【お話を伺った方】
株式会社 啓和運輸
東京事業部 管理部長 竹村 裕一様
今回は、全社に先駆けて導入した110台程度のトラック保有する東京事業部 東京営業所の竹村管理部長様に、現在の活用状況や今後に向けた期待をお聞きしました。
【目的】
・ドライバーや車両、事故などに関する情報を一元管理し、管理工数削減と共有ができるようにしたい
・「1台あたりの収益のみえる化」をスピードアップしたい。そのデータから年数に対する修理費用をみて、売却タイミングを考えられるようにしたい
【課題】
・複数のExcelファイルを使ってドライバーや車両に関する情報を管理。更新情報の同期や、情報の共有ができていない。作業工数が掛かる
・「1台あたりの収益のみえる化」はExcelベースで作業。正確な数値が出るのが2ヶ月後、知りたいタイミングで見ることができない
【効果】
・ドライバーや車両に関する、情報管理の作業工数の圧縮と情報共有の工数を圧縮でき、業務効率がアップ
・「1台あたりの収益のみえる化」については、現在、データを積み上げ中
目次
どのような事業を行なっていますか？
竹村様： 関東を中心に複数の営業所をもっています。 大型から小型まで多様なバリエーションの車両を揃えており、精密機器の運搬、大口輸送から小口輸送、本来複数のトラックで行う輸送を1台のトラックで行う特別積み合わせ事業、3PLなど幅広く展開させていただいています。 また、女性だけで構成されるシンデレラ事業部や東京営業所には託児所を完備するなど、女性が働きやすい環境整備がされているのも特徴です。
導入のきっかけは何だったのでしょう？
竹村様： トラッカーズマネージャーの存在を知ったのは、本社から、まずは東京営業所で使ってみたら？と提案をされたことがきっかけです。 私の中でも今までExcelでやっていたドライバー管理や燃費計算・整備記録などの車両管理を、システム化できないかと日々模索している最中だったので、グットタイミングでした。
対策として、一つのパソコンを共有化して、そのパソコンで各自が更新などをするようにしましたが、データが消えてしまうリスクもあるので正直怖いと思っていました。 また、他人が作ったExcelは使いづらい、分からないなどや、知らない間に計算式が消されていたり、数式が入っているところに数値を直打ちされてしまったりと根本的な解決には至らなかったので大きな課題感を感じていました。 なので、まずは詳しくできることを聞いてみようと思いました。
導入の決め手は何だったのでしょう？
竹村様： ここのビルの3階でプレゼンをしてもらった時から、使いたいな、と思っていました(笑) 導入までは時間がかかったのですが、営業の吉田さんが何度も足を運んでくれて、プレゼンをしてもらい、助かりましたね。
質問の回答としては、ドライバー管理、燃費計算や整備記録の車両管理が同時編集と共有ができることと、「1台あたりの収益のみえる化」ができることです。 「1台あたりの収益のみえる化」は会社の方針でもあり計算していたのですが、本社任せで、Excelベースで作業していました。正確な数値が出るのが2ヶ月後、知りたいタイミングでこれらのデータも見ることができるというところも大きなポイントでした。
導入はスムーズにできましたか？
竹村様： 初期の導入に関しては、車検証の登録などをAzoopさんに代行してもらえたので、スムーズにいきましたね。 導入後の運用は、運用する前に「指示系統をはっきりさせること」と、「誰が何をやるのか役割分担をすること」が大事だと思います。
東京営業所が110台くらいと、トラックの台数が一番多いので、ここが上手く立ち上がれば、あとの営業所は30台前後が多いので横展開しやすいと思っています。但し、3人くらいの営業所だと、所長さん、配車係、事務員さんのようなパターンも多いので、結局事務員さん任せになってしまわないよう、どれだけ今やっている業務を、トラッカーズマネージャーに移行して、減らせるのかが、ポイントになるかと考えています。 なので、東京営業所でそのあたりの検証もしています。
過去のExcelなどのデータもありますが、徐々にトラッカーズマネージャーに移行しています。そして、近いタイミングで、完全に移行する予定です。実現すると、かなりの工数削減になると思います。
期待通りの導入効果はありましたか？
ありましたね。 月締めでエクセル作るのが、本当に手間だったので、それが無くなるだけも凄く価値のあることなのですが(笑) 具体的に言うと、一つは「検索のしやすさ」。今までは人に聞いたりしないと分からないことが検索すれば分かるようになったことで、業務効率が上がりました。簡単に調べられますから。
二つ目は「情報共有のしやすさ」。情報が一元管理されているので、本社やセーフティーセンターとの情報共有が簡単にでき、無駄な問い合わせも減りました。 また、車両の乗換えなどのデータをきちんと更新できていることが前提ですが、拠点間の情報共有も楽になりましたね。他拠点から「今後、こういう仕事をするので、こういう仕様のトラック余っていないですか？」の質問に対しても、すぐに答えることができます。 全社的に普及すれば、社内間にて求車情報を共有できるようになりますね。荷台の内寸などの情報も入れられるので、すぐに無駄なく仕事に対応できるようになるかと思います。
今後の活用について教えてください
竹村様： トラッカーズマネージャーで「1台あたりの収益のみえる化」し、年数に対する修理費用をみて、売却タイミングを考えられるようになったらよいと思っています。 東京営業所には整備部門がありスタッフが2名いるので、「修繕費のみえる化」にもチカラを入れています。整備部門があるのは東京営業所のみで、ここで修理できるものは、なるべく外に出さずに社内でやっています。
技術代と部品代を別々に入れられるのもよいですね。社内で整備することで、コスト削減できている技術代を可視化することができますので。 実際、オイル交換だけでもかなり安くできていることが分かりました。データを蓄積してゆき、早く最適な売却タイミングを図れるようになれればと考えています。
また、早く全社で導入して、情報共有と一元化を実現したいですね。 例えば、弊社のセーフティセンターでは、ドライバー毎に、運転適性診断を実施しており、事故記録なども集約・管理しています。各営業所は、事故などがあった際に、報告を本社に共有しますが、情報はセーフティーセンターにだけあるため、各営業所間では、事故記録などはわからず、セーフティーセンターに聞かないといけない状況です。
そこでトラッカーズマネージャーが全社導入されれば、統一のフォーマットで、運転者台帳 or 車両管理情報に、事故記録が更新＆共有ができるため、より業務効率化ができるのではと思っています。 みんなが同じものを使い、同じ状態(認識)を作れればと思っています。トラッカーズマネージャーであれば実現できますし。
これからトラッカーズマネージャーの導入を検討されている企業にアドバイスをお願いします
竹村様： 今まで使っていたExcelが無駄になるのではないか、、などで躊躇してしまう方もいるかもしれませんが、システムで一元管理することは、今まで述べたとおり本当に価値があると思います。確実に業務効率化につながります。 また、直感的に使えるので、最初の一歩を踏み出すツールとしても凄くよいと思いますね。 弊社でも、東京営業所に続き、柏営業所での導入が始まっていますし、クラウドなので、システムがかなりの頻度でバージョンアップされてゆくので、使い勝手が日々進化しています。オススメですよ。
