運行管理システムは、車両とドライバーの両方を効率的に管理するためのツールです。最適な運行計画を自動で作成し、集荷や配達などのサービス向上を目指します。さまざまな運行管理システムが存在するため、どれを選べばよいか悩む方も多いでしょう。
そこで今回は、運行管理システムを選ぶ際の重要なポイントをご紹介します。また、運行管理システムの主要機能、導入のメリット・デメリットについても解説します。初めて運行管理システムを導入する方はぜひ参考にしてみてください。
目次
運行管理システムとは
運行管理システムは、運送サービス業などで活用される事業車両の管理システムです。このシステムを利用することで、運行計画の作成・管理や車両の手配が行えるようになるため、車両やドライバーの管理業務や運行業務の効率化、安全管理の向上が実現します。
例えば、運行計画の作成においては、最適なルートをシステムが計算して車両の運行を効率化し、配車管理においては、必要な車両やドライバーの手配を迅速に行うことが可能です。
運行管理システムの主要な機能
運行管理システムは、大きく分けて運行業務に関連する機能と事務業務に関連する機能の2つの主要な機能があります。それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。
運行業務に関わる機能
運行管理システムの中で重要な機能として、運行計画の作成や配車の管理など、業務を効率的に行うための機能があります。運行計画作成機能では、最適なルートを計算し、効率的な運行スケジュールを作成することが可能です。
また、配車管理機能により、必要な車両やドライバーの手配もできます。この機能を活用することで、急な配車変更や追加の車両手配にも柔軟に対応することが可能です。
さらに、システムを通じてドライバーの位置情報や交通情報をリアルタイムで確認できるため、ドライバーの周辺状況を把握できます。そのため、最適なルートをドライバーに指示し、効率的な運行をサポートすることが可能です。また、交通事故などの緊急時にも迅速に状況を把握し、適切な対応策を講じることができます。
加えて、特定の業種や目的に特化した運行管理システムも存在します。例えば、物流業向けのシステムでは、倉庫管理システムなどと連携し、待機時間や荷物の積み下ろし状況、在庫の状況に応じて配車を行うことができます。
事務業務に関わる機能
運行管理システムは、運行業務に付随して発生するさまざまな事務業務にも対応する機能も備えています。事務業務には、請求・支払管理や、従業員のシフト管理や給与計算などの一般的な事務作業が含まれます。
シフト管理機能により、ドライバーの勤務スケジュールを効率的に管理し、法律に則った適切な勤務時間を確保することで、労働環境を改善することが可能です。給与計算機能では、勤務時間や運行距離、売上などに基づいて正確な給与計算ができ、事務処理の負担を軽減できます。
さらに、運転日報の作成やCO2削減に関する報告書の作成機能を持つ運行管理システムもあります。日々の運行データを自動的に記録・整理し、運行実績の把握や分析が容易になるため、ドライバーの日報作成や、事務員による入力の負担を軽減することも可能です。
運行管理システムを導入する6つのメリット
運行管理システムを導入することで得られるメリットを6つご紹介します。
事故の防止や事故発生時に迅速な対応ができる
運行管理システムは走行データの分析を通じて、ドライバーごとの運転傾向を可視化します。急加速や急ブレーキ、速度超過などの危険運転を特定し、事前に適切な指導や教育を行うことで、事故を未然に防げます。
また、事故発生時にはリアルタイムで周辺の交通状況を把握し、渋滞を避けるルートの選定や、近隣のドライバーへの連絡を通じて迅速な対応が可能です。これにより二次災害のリスクを軽減し、事故現場の迅速な対応が実現します。
運転手の労働環境を整え安全確保ができる
運行管理システムはドライバーの労働環境を改善し、安全を確保することも可能です。例えば、出発地や目的地、休憩地点、給油情報などを取得し、日報として出力する機能があります。これにより、ドライバーは手書きで情報を記録する手間が省け、業務負荷の軽減が可能です。
さらに、そうしてデータ化された日報や勤務情報を通じてドライバーの労働状況を正確に把握できます。労働時間や休憩時間の管理がしやすくなり、法令遵守を確保し、ドライバーの過労を防ぐことも可能です。
配送効率の向上につながる
運行管理システムはルート最適化に必要な情報を可視化します。実働率、積載率、実車率などのデータをリアルタイムで把握し、効率的な配送計画を作成することが可能です。
非効率なルートを特定し、改善策を講じることで、必要な車両数の削減やドライバーの労働時間短縮を実現することができます。効率的な配送は顧客満足度の向上にも寄与し、実車の競争力強化にもつながるでしょう。
コストダウンができ、売上アップにつながる
運行管理システムは業務効率化や配車効率化を通じて運行コストの削減にも貢献します。例えば、車種や配送ルートの燃費データを分析し、最適な配車を行うことで燃料消費を最小限に抑えられます。
アナログ管理では見つけられなかった課題を発見し、適切な対策を講じることで、メンテナンス頻度の高い車両や非効率なルートの改善も可能です。これにより、コスト削減と顧客満足度の向上が実現し、売上アップにも寄与します。
運行管理者の負担を軽減できる
運行管理システムは配送時間やルート、燃料消費量などのデータを可視化します。運行状況を一目で把握できるため、ドライバーとの連絡や運行指示の負担が軽減されるでしょう。
最適な運行計画を自動的に作成し、手作業での複雑な計算やデータ整理を不要にするため、運行管理者は他の業務に集中できるようになります。
運行管理者について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：運行管理者とは？仕事内容や選任されるメリットを解説
属人化の防止につながる
従来、配送計画の作成はドライバーや運行管理者の経験に強く依存していました。運行管理システムを活用することで、各人の経験に依存することなく、誰でも効率的な配送計画を立てることが可能になります。
そのため、特定の人材に業務が集中することなく、業務を均等に分担できるようになります。
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運行管理システムを導入する際のデメリット
ここからは、運行管理システムを導入する際に考慮すべき2つのデメリットをご紹介します。
社内環境を整備する必要がある
新たに運行管理システムを導入する際、これまでのアナログだった業務はデジタル化されることになります。デジタル化に対応するためには、システムの操作や運用に精通した人材が求められます。また、全従業員が新しいシステムにスムーズに適応できるように、適切なトレーニングや教育を実施し、場合によっては業務フローの再構築が必要となることもあります。
さらに、システム運用に特化した新しい部門の設立が必要となる場合もあります。このような部門の設立には追加のコストやリソースがかかり、初期段階での負担が増える可能性があります。
トラブル時に業務が止まってしまう
システムトラブルが発生した際に業務が停止するリスクもあります。例えば、システムの不具合やバグによって正常に稼働しなくなることがあります。また、大規模な停電が発生した場合、システムが使用できなくなるリスクも考慮しなければなりません。
さらに、クラウドベースの運行管理システムを利用している場合、サーバー側のトラブルが原因でシステムが停止する可能性にも注意が必要です。
システムトラブルによるリスクを軽減するためには、トラブルを未然に防ぐ対策だけでなく、実際にトラブルが発生した場合の対処方法も事前に検討しておくことが重要です。
運行管理システムを選定する際のポイント
運行管理システムはさまざまな機能や特徴を持っています。以下では、運行管理システムを選定する際の重要なポイントについて解説します。
自社の業種に対応した製品を選定する
運行管理システムは多様な業種向けに販売されています。そのため、自社の業務に適した製品を選ぶことで、円滑に業務を進めることができます。
例えば、バスの運行管理に特化したシステムでは、ダイヤ編成の作成や運転手のシフト管理などの業務もシステムに含まれています。バス会社特有のニーズに対応した機能を持つため、運行効率の向上とサービス品質の向上が期待できるシステムです。
また、提供元もその業種に関するノウハウを豊富に持っているため、きめ細かいサポートを受けることができます。
導入目的にあわせて選ぶ
運行管理システムには、車両の運行スケジュール管理やルート最適化などの基本機能を持つものから、関連業務を支援するものまでさまざまです。
例えば、ドライバーの勤務時間管理、車両メンテナンス管理、燃料消費モニタリングに特化したシステムもあります。選定の際には、自社の具体的な課題を明確にし、それを解決する機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。
かかるコストで選ぶ
運行管理システムは、安価なものから高価なものまで幅広い価格帯があります。そのため、自社の予算に合ったシステムを選ぶことが大切です。
初期費用を抑えたい場合は、必要な機能のみを導入できる製品や、クラウド型、アプリ型のシステムが適しています。クラウド型システムはサーバーの購入や保守管理が不要で初期投資を抑えられるため、中小企業にもおすすめと言えるでしょう。また、アプリ型システムはスマートフォンやタブレットを活用できるため、専用ハードウェアが不要で導入コストを削減できます。
使いやすいシステムを選ぶ
導入後に「システムの入力項目が多すぎる」「画面が見づらい」「入力手順が複雑で現場で使えない」などの問題が発生することがあります。
このような問題を避けるためには、操作が簡単なシステムを選ぶことが重要です。具体的には、誰でも見やすく、簡単に操作できるもの、必要最低限の入力項目を備えたものが理想的です。そのため、導入前にトライアルやデモ版を利用し、実際の使用感を確かめてから導入を検討しましょう。
さらに、現場でシステムを使うドライバーにも試してもらい、現場の声を反映させることが重要です。ドライバー自身が使いやすいと感じるシステムであれば、日常業務にスムーズに取り入れられやすく、操作ミスやデータ入力の遅延を防げます。
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さらに、車両1台あたりの収益を可視化できるため、詳細な分析も可能です。詳しくは以下のページをご覧ください。
運行管理システムは業務の効率化や安全管理に適している
この記事では、運行管理システムの主要機能と導入メリットについて解説しました。運行管理システムとは、運送業で広く使われている情報システムで、運行計画の作成・管理や必要な車両の手配を効率的に行うことができます。
このシステムを利用することで、事故の予防、労働環境の改善、配送効率の向上によるコスト削減など、多くの効果が期待できるでしょう。
運行管理システムを選ぶ際には、自社の課題や目的に適したものかどうかを確認することが重要です。例えば、「必要な機能が含まれているか」や「導入コストが予算内に収まるか」といった点をチェックし、最適なシステムを選びましょう。
