社用車を保有している企業にとって、車両管理は欠かせない業務です。しかし、管理負担が大きく、従業員やドライバーにとって悩みの種となることも少なくなく、さまざまな課題に直面している企業も多いでしょう。
そこで今回は、よく見られる車両管理の課題やその原因について詳しく説明します。さらに、システムを活用して車両管理を効率化するメリットやデメリットについても解説します。車両管理の改善策をお探しの方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
車両管理とは
車両管理とは、会社が保有する車両を安全かつ効率的に管理するための業務です。社用車を持つ企業にとっては必須の業務であり、道路交通法などの法律によって義務として定められており、安全管理者の選任や運転日報の作成、車両管理規定の整備などが求められています。
また、車両管理は企業のコスト削減や業務の効率化、安全性の確保に直結するため、非常に重要です。車両の保有状況や運行内容の監視だけでなく、ドライバーの管理、法令遵守、事故防止策の徹底など、幅広い業務を含んでいます。
実施する業務内容は、保有する社用車の数や企業の規模により異なりますが、紙などのアナログな方法で管理している場合、管理自体が煩雑になったり、手作業が多くなり担当者の負担が大きくなることが多いです。
車両管理については、以下の記事でも詳しく解説しています。
関連記事：運送業における車両管理とは？車両管理業務で必要な要素やおすすめのツールも紹介
車両管理における主な課題
車両管理は企業運営において非常に重要ですが、その分大きな負担がかかり、多くの課題が発生します。ここでは、代表的な課題について解説します。
日報や月報の作成に工数がかかる
日報や月報の作成は、車両管理業務の中でも事故防止や運行管理の精度向上の観点から重要な業務です。1つの拠点で5台以上の社用車を保有していたり、11人以上の定員の車両を保有していたりする場合は、すべての企業に運転日報の作成が義務づけられています。
参考:道路交通法施行規則 第九条の十 安全運転管理者の業務 | e-Gov法令検索
運転日報に記載する内容は、車両やドライバーの稼働状況を詳細に把握するための情報であり、車両管理を行う上でも非常に重要なデータです。
しかし、日報や月報を作成するための情報収集と整理には、多大な時間と労力が必要となります。口頭や手書きでドライバーから情報を収集する場合、時間がかかるだけでなく、記載の不備や誤記が発生するリスクもあります。
車両の点検時期や整備の管理が漏れてしまう
社用車の安全運行を確保するためには、定期的な車両の点検や整備も必要不可欠です。しかし、管理する車両が多い場合、点検時期や整備履歴を担当者がアナログで把握するのは困難な場合があります。
点検期日を過ぎると車両を使用できなくなる場合もあるため、必ず期日内に点検を行う必要がありますが、アナログでの管理ではうっかり見逃してしまうこともあるでしょう。また、整備・点検記録がばらばらに保管されていると、必要な情報をすぐに確認できないなど、管理が煩雑になることもあります。
ETCカードの紛失や有料道路利用管理の負担が大きい
有料道路の利用管理も複数の課題が発生する可能性があります。車両ごとに固定のドライバーがいない場合、毎回ドライバーにETCカードを渡す必要がありますが、カードの紛失や不正利用のリスクが高まります。また、ドライバーごとのETC利用履歴を管理する際に、アナログな方法では手間や時間がかかり、記録漏れやミスが発生しやすくなるでしょう。
さらに、有料道路の利用記録を正確に管理することは、経費精算やコスト管理において重要ですが、インターの出入りや利用時間を手動で記録する場合、煩雑となりやすく負担も大きくなります。特に多くの車両を管理している企業では業務の非効率化につながり、管理者の負担を増やす要因となるでしょう。
運転者の管理にかかる負担が大きく情報も集めづらい
道路交通法施行規則第九条の十に基づき、安全運転管理者にはドライバーの管理が義務づけられています。
ドライバーの管理は、事故などのトラブルを未然に防ぐために非常に重要です。例えば、運転前に免許証の有効期限を確認したり、アルコールチェッカーを使用して酒気帯び確認や記録を行います。これらの点呼業務は乗車前に必ず行う必要があるため、安全運転管理者の業務には一定の時間的負担が伴います。
また、危険運転の有無を確認することも管理者の重要な役割です。しかし、ドライバーへのヒアリングのみではすべてを把握することは難しいと感じるケースもあるでしょう。
車両コスト管理の複雑さと情報集約の困難さ
企業で車両を保有する方法には「購入」と「リース」があり、それぞれ異なるコストが発生します。そのため、どの保有方法を選んだとしても、適切に車両コストの管理をすることが重要です。しかし、この管理作業も管理を行う上では大きな課題となっています。
まず、車両を購入した場合、返済や減価償却の計算を定期的に行う必要がありますが、複数台の車両がある場合はそれぞれ異なる購入条件や使用状況に応じて管理する必要があります。さらに、リースを選んだ場合は、毎月のリース費用の管理が必要となりますが、契約内容に応じた見直しや更新手続きも重要な業務となります。
加えて、いずれの保有方法であっても、ガソリン代や整備費用などのランニングコストが発生するため、これらの車両のパフォーマンスや寿命に直接影響を与える費用を適切に管理することが必要となります。しかし、複数の車両があると、それぞれのコストやメンテナンススケジュールを正確に把握するのは非常に難しくなります。
車両管理における課題が発生する要因
車両管理の課題が発生する主な原因の1つに、報告書作成や情報収集をアナログで行っている点が挙げられます。例えば、紙の日報や手作業での入力は、情報の記録や更新に時間がかかり、データ抽出や分析にも手間がかかりがちです。その結果、管理コストが増加し、ヒューマンエラーによるミスの発生も懸念されます。
解決策として、デジタルツールを導入し、管理業務を効率化することが有効です。
もしアナログ管理からデジタル管理への移行を検討されている方は、トラッカーズマネージャーの導入をぜひご検討ください。トラッカーズマネージャーは、車両管理やドライバー管理、運行管理といった運送業務にまつわるデータを一元管理することができます。一元管理によりデータの検索や分析も容易になり、車両管理業務の負担が大幅に軽減することができます。
車両管理業務の課題解決のためにシステムを導入するメリット
車両管理業務における課題の多くは、アナログな方法で管理していることが原因です。この課題を効果的に解決するには、車両管理システムの導入が有効です。ここでは、導入することで得られる代表的な4つのメリットを紹介します。
業務時間の短縮（業務効率化）ができる
車両管理システムの導入で、業務時間を大幅に削減することができます。例えば、従来アナログで管理していた情報を一元化することで、記入作業やデータ検索の時間を大幅に短縮できます。
さらに、システムによっては整備や修理の期限を通知する機能があったり、燃料レポートも月次で自動作成することが可能です。このように、多くの車両管理業務を一元化することで、管理工数を削減できます。
管理コストを削減できる
車両管理システムを導入することで、コスト削減も可能です。車両の稼働が多い場合、燃料費の管理は大きなコスト削減につながるため、それぞれの稼働状況を正確に把握し、対策を講じることが重要です。しかし、個別に計算していくのは手間と時間がかかります。
車両管理システムを活用すれば、トラック1台ごとの損益をリアルタイムで計算してくれる機能があるため、管理業務の効率化だけでなく、車両管理にかかるコスト削減にも大いに役立つでしょう。
事故防止の指導ができる
3つ目のメリットは、運転者への事故防止指導が可能になる点です。
車両を保有する事業者にとって、社員の事故防止に向けた対策は欠かせません。しかし、運転者ごとに特性や運転歴が異なるため、全員の情報を細かく把握し指導するのは困難です。
しかしシステムを活用すれば、ドライバーごとの運転の特徴を簡単に把握できます。運転歴や事故歴、適性検査の実施状況や特別指導の状況も一括管理できるため、効率的に事故防止の指導ができるでしょう。
車両情報を一元管理できる
車両管理システムを活用することで、車両に関するあらゆる情報を一元的に管理できます。
車両の基本情報や事故履歴、整備・点検の履歴や予定などを手動で管理するのは非常に手間がかかります。特に紙面での管理では、どのデータが最新か把握しにくくなることもあるでしょう。
車両管理システムを使えば、車両に関するすべての情報を一元管理でき、リアルタイムで確認できます。履歴の確認だけでなく、点検や整備のスケジューリング、実施後の結果まで記録でき、さらにはデータを分析して車両の買い替えや運用計画の最適化などのサポートもしてくれます。
おすすめの車両管理システムについては以下の記事でも解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
関連記事：車両管理システムのおすすめ4選｜システム導入でできることとは
車両管理業務の課題解決のためにシステムを導入する際の注意点
車両管理業務の課題解決に向けてシステムの導入をおすすめしてきましたが、導入にあたって注意すべき点もあります。ここでは、その代表的な3つの注意点について解説します。
導入・運用コストがかかる
1つ目のデメリットは、当然ですが導入時や運用にコストがかかることです。
導入には初期費用が必要です。リースやサブスクリプション型契約もありますが、その場合、月々の運用コストが増える可能性があるため、事前に契約内容を確認することが重要です。
また、同じシステムでもコースやオプションによって金額が大きく変わることがあります。導入後、運用コストが原因で継続できなくならないよう、事前に詳細なプラン内容や費用を確認し、シミュレーションを行いましょう。
ドライバーのストレスになりうる
2つ目のデメリットは、システム自体がドライバーにとってストレスになりうる点です。
車両管理システムを導入すると、会社は車両やドライバーの状態を詳細に把握できるようになります。さらに、GPS機能が搭載されている場合、ドライバーの運転状況をリアルタイムで監視できます。しかし、このような機能により、ドライバーの中には常に監視されていると感じて、ストレスを抱いてしまうケースもあるでしょう。
このようなストレスを軽減するためには、システム導入前にその目的や機能、メリットについてしっかりと説明し、不安を解消することが大切です。事前に導入する目的を共有し、ドライバーが安心してシステムを使用できる環境を整えましょう。
システムの変更がしにくい
3つ目のデメリットは、一度システムを導入すると、その後に他のシステムへ切り替えることが難しくなる点です。
車両管理システムの中には、車載デバイスが必要なものもあります。そのため、一度システムを導入すると、別のシステムへ移行する際にデバイスの交換が必要になる場合があり、その過程で手間やコストが発生します。
さらに、システムによってはデバイスの表示形式や操作感が大きく異なることがあり、これによりドライバーや従業員に混乱を招く可能性もあります。そのため、導入する際には長期間使用できるシステムかどうかを、トライアルなどを通じて慎重に見極めることが重要です。
車両管理業務の課題解決にはシステムの導入がおすすめ
社用車を運用する企業では、車両管理の業務において多くの課題が発生することがあります。特に手作業によるアナログ管理は手間がかかり、時間も無駄になるでしょう。このような課題は、車両管理システムを導入することで解決できます。まだ導入を検討していない企業は、ぜひ検討してみてください。ただし、導入する際にはメリットだけでなくデメリットもあるため、自社のニーズに合ったシステムを慎重に選ぶことが重要です。
システムを効果的に活用して、車両管理業務を効率化しましょう。
