車両管理責任者は、会社が所有している社用車を管理する責任者です。車両管理責任者は、必ず選任しなければならないわけではありませんが、法律に則った社用車の管理をするために重要な役職となります。
日々の業務に加えて車両を管理しようとしても中途半端になってしまい、重大な事故につながりかねないため、車両管理責任者の選任がおすすめです。今回は、概要や具体的な業務内容などを解説します。
目次
車両管理責任者とは
車両管理責任者は、会社が保有する社用車を管理する責任者です。
主な管理内容としては、社用車が車検切れとなったり、不備が起こったりしないようにチェックすることです。車両管理責任者の配置は法律で義務付けられているわけではないので、社用車があっても、必ずしも選任する必要はありません。
しかし、車両管理責任者を企業に置くことで、社用車にかかるコスト管理や、社用車に関する社内トラブルの防止などにつなげられます。
また、業務には、車両本体だけでなく車両利用者の管理も含まれます。利用目的や走行距離の管理、事故の防止などの業務も行うため、社用車の安全運用を仕組み化できるでしょう。
車両管理責任者と似ている安全運転管理者とは
車両管理責任者と似た管理者に安全運転管理者があります。安全運転管理者は、企業の安全運転の確保に必要な業務を行う者のことで、道路交通法74条で定められた安全運転管理者制度によって選任が義務付けられています。
安全運転管理者は、乗車定員11人以上の自動車を1台以上保有する事業所と、乗車定員11人以下の自動車を5台以上保有する事業所に課せられます。また、使用する自動車の数が20台以上の場合、副安全運転管理者を1人選任する必要があり、それ以上は20台ごとに1人の副安全運転管理者の選任義務があります。
車両管理責任者と安全運転管理者の違い
車両管理責任者と安全運転管理者の大きな違いは、法律で選任が義務付けられているかどうかです。車両管理責任者は法律により選任が義務付けられていないため、選任は会社ごとに任意で決められます。また、その業務内容も会社によって独自に決められます。
一方、安全運転管理者は法律で選任が義務付けられているため、選任に関する条件を満たす場合は必ず選任しなければなりません。ただ、車両管理責任者と安全運転管理者は両方とも専任することができるため、同じ人が兼任している企業もあります。
また、企業によっては、安全運転管理者の選任条件に該当しなくても、安全な運行のために置く場合もあります。
安全運転管理者については以下の記事でも解説していますので、参考にしてみてください。
関連記事：【最新版】安全運転管理者の役割とは？
車両管理責任者の選任を行う3つのメリット
社用車を使用する事業所では、車両管理責任者の選任をおすすめします。ここでは、車両管理責任者の選任が社用車の安全な運行に役立つ理由や、メリットを3つ解説していきます。
社用車の私的利用の予防になる
車両管理責任者を選任することで、社用車を私的利用されるリスクを軽減できます。車両管理責任者が社用車の利用状況を定期的に確認するため、社用車が業務内でのみ利用されているかチェックが可能です。
従業員が社用車を私的利用すると、会社の資産である社用車が必要以上に消耗するだけでなく、私的利用時に発生した事故などのトラブル対応も必要になってしまいます。状況や内容にもよりますが、社用車の私的利用中に事故が発生してしまった場合、事故の責任が会社にも発生してしまう可能性があります。
そのため、従業員による私的利用を予防するためにも、車両管理責任者を選ぶことがおすすめです。
事故の防止になる
車両管理責任者が定期的に運転の指導を実施することで、従業員の安全運転の意識が向上し、事故の防止につながります。
従業員によっては、自信過剰などにより危険運転を繰り返す方がいるかもしれません。このような方がいると、事故の確率が上がってしまい、ケガのリスクや社用車の修理コストの増加につながります。
車両管理責任者を選任し、車両管理システムなどを導入することで、煽り運転や急停止、居眠りなどの危険な運転をするドライバーを早期発見し、個別指導が可能です。車両管理責任者による安全運転の推進ができ、事故を防止につながるのは会社にとって大きなメリットと言えます。
コスト削減が図れる
ルート管理や給油管理を行うことで、効率的な車両管理と運転ができるため、コスト削減につながります。
例えば、使用頻度の低い車両は維持コストのみかかっている状態なので、売却などを検討できます。また、保険の内容に無駄があれば、契約内容の変更も検討が可能です。
さらに、車両管理システムを導入すれば、車両ごとの走行ルートの確認や、最適なルート提示が実現できます。安全かつ効率の良いルートに最適化できるため、走行時間や使用するガソリン量を減らすなどのコスト削減につながるでしょう。
加えて、エコ運転や安全運転ができているかの確認も車両管理システムを通じて行えるため、ドライバーごとに運転内容の共有や運転改善の指導ができ、さらなる燃費改善などのコスト削減が行えます。
車両管理システムをお探しであれば、運送業務のサポートに必要な機能が備わった「トラッカーズマネージャー」をご検討ください。ドライバーの健康診断記録から事故情報の管理、修理履歴など車両の管理まで幅広く対応しております。
運送管理業務の効率化を行いたい方は、ぜひトラッカーズマネージャーの導入を検討してみてください。
車両管理責任者の具体的な業務内容とは
車両管理責任者とは、具体的にどのような業務を行うのでしょうか。車両管理責任者の業務に関する項目は企業ごとに設定できるため、ここでは主に任されやすい業務内容をご紹介します。
車両管理台帳や書類の管理
車両管理台帳や規程を管理し、定期的に内容の更新や記入を行います。また、従業員の台帳への記入を誤っていないかの確認も同時に行います。車両管理台帳は、社用車の使用状況や保険の加入状況の管理を行う書類で、車両の不備や急な事故に対応するために必要です。
もしも、車両管理台帳の管理を怠っていた場合、社用車で事故が発生したときに、会社の管理者責任が問われることになってしまいます。そのため、記帳内容に不備がないか管理を行いましょう。
また、車両管理台帳のほかに、運転日報やアルコールチェック表などの書類や管理表を作成している場合は、これらの管理も車両管理責任者が行うケースが多いです。基本的には、社用車の安全運用のために必要となる書類管理が業務範囲となります。
車両管理台帳については以下の記事でも解説していますので、参考にしてみてください。
車両の使用許可を出すこと
車両の私的利用を防ぐために、従業員への車両使用許可を出すのも、車両管理責任者の業務に含まれやすいです。車両の使用許可は、業務内容を確認し社用車の使用が必要だと判断した場合のみ出します。行き先や目的をしっかりと確認し、内容に問題がないかの確認が重要です。
車両の私的利用や無断使用はトラブルの原因につながりやすいため、厳しく管理し事前に防ぐことが大切です。
また、社用車を誰でも使用できる状態にすることは、使用状況の確認が取りづらくなるため好ましくありません。社用車の鍵は車両管理責任者が管理し、許可を出す際に渡すのが良いでしょう。
安全運転管理者の業務確認
車両管理責任者が行う作業には、安全運転管理者の業務に問題がないかのチェックも含まれます。点呼業務や運行計画の作成業務などが問題なく行われているかを確認し、台帳に記入します。
安全運転管理者の業務は法律で義務付けられているため、漏れなくしっかりと行わなければいけません。車両管理責任者と安全運転管理者を兼務する場合もありますが、適切な管理ができているか確認するために、複数人で管理してダブルチェックを行うことをおすすめします。
ドライバーの運転状況の把握と指導
安全運転が実施されているかを把握するために、ドライバーの運転状況を確認するのも車両管理責任者の作業項目の1つです。運転後に作成する日報や管理システムで入手した走行データなどから、危険な運転や負担の大きい長時間運転がないかチェックします。
危険運転など問題のあるドライバーに対しては、安全運転指導を行いましょう。危険運転はドライバー自身のケガにつながるだけではなく、車両の修理コストの増加など、さまざまな面でリスクがあります。ドライバーには「自身の身と会社のために安全運転を心がけるように」指導を行いましょう。
また、長時間運転の傾向があるドライバーには、運行ルートを見直したり、運行計画に沿った運行を徹底させたり、休憩は必ず取るように指導したりすることも必要です。
コスト管理
車検代や保険代など、車両管理台帳に記載されているコスト関連の内容も、車両管理責任者がよく管理する項目です。また、無駄な走行ルートやアイドリング、給油状況からも課題があれば整理します。
管理内容からコストカットできそうな部分があれば、改善内容を検討することも必要です。使用頻度の低い車両があれば、維持費のみ高くつくことになります。売却やリースのへ切り替えを検討し、会社に提案することもあります。
また、走行内容の確認を行いたい場合は、車両管理システムの利用がおすすめです。従業員がどのようなルートを走っていたかの確認や、運転内容の確認ができるため、エコ運転が行えているか客観的なデータをもとに確認できます。
車両の整備点検をする
日常点検や定期点検、車検の定期的な実施が行われているかを確認します。定期的な整備を実施することで、事故や急な故障を防ぐことができるため、安全な運用のためには重要な業務です。
また、車検が切れた車両で公道を走行することは道路交通法違反となり、運転者は免許停止処分、会社は管理責任を問われる重要な問題となります。車両の整備、点検は計画的にスケジュールを決め、常に整備された状態になるように管理しましょう。
CSRの推進
CSR（Corporate Social Responsibility）は、「企業の社会的責任」という意味です。企業が自社の利益のためだけではなく、社会に対して責任を取れるようにし、自社と利害関係のある方に説明責任を果たすという思想です。企業の自己利益を追求した行動が社会的な問題として取り上げられることで、近年重要視されるようになりました。
車両管理責任者は、主に安全運転の推進と法令遵守の面で、CSRの推進を担います。事故のリスクがある自動車を使用するため、できる限りリスクを軽減するための活動が求められます。具体的には、ドライバーに対して安全運転講習の受講を推奨することや、徹底的な車両の整備や管理などが当てはまるでしょう。
車両管理業務には車両管理システムの導入がおすすめ
車両管理業務には安全運転やエコドライブの推進、車両の燃費の確認などが含まれますが、このような業務を車両や従業員への確認だけで内容を把握することは難しいです。そこで、このような情報を正確に把握するために車両管理システムの導入がおすすめです。
例えば、GPS機能がついている車両管理システムであれば、位置情報をもとにルート確認や稼働状況、燃費の確認を行うことができます。
また、走行データの取得も可能なため、危険運転の傾向や低燃費走行の傾向も分析できます。車両管理責任者の業務を効率的に行い、最適な社用車の管理を行うために、車両管理システムの導入は非常に有効です。
車両管理システムのおすすめについては以下の記事で紹介していますので、参考にしてみてください。
関連記事：車両管理システムのおすすめ4選｜システム導入でできることとは
車両管理システムを導入するメリット
車両管理システムは、車両管理責任者の業務効率向上に役立てられます。導入することで具体的にどのようなメリットがあるのか、詳細を解説していきます。
コストを削減できる
車両管理システム導入で安全運転を推進でき、事故の可能性を減らせます。その結果、修理代や保険料の増加などを防ぐことが可能です。
また、企業で所有する社用車が増えれば維持コストも増加します。そんな場合でも、車両管理システムで把握できる使用状況を活用することで、本当に自社に必要な台数に最適化でき、コスト削減ができます。さらに、走行データから燃費や走行ルートも分析することで、効率の良いルート選択ができ、無駄なガソリン消費などを防ぐといった対策が可能となります。
安全運転推進の役に立つ
GPSやセンサーなどのIoTデバイスを活用したシステムで車両管理を行うことで、ドライバーごとの運転状況や運転の傾向が確認できます。もしも危険運転を行っているドライバーがいれば、車両管理システムが情報を知らせてくれるため、迅速に安全運転の指導といった対策が可能です。
また、走行ルートの最適化ができることでドライバーの負担軽減にもつながり、安全性をより高められます。事故を起こす前に対策ができるため、効率的に安全運転の推進が可能です。
業務効率の向上につながる
車両管理システムによりドライバーの情報をリアルタイムで管理でき、適切な指示を出すことが可能です。また、ルート構築など、運行の業務効率を最適化できる機能もあります。迅速に最適なルート構築と正確な現状把握が可能となるため、企業全体として業務効率を向上させられるでしょう。
また、日報や月報を自動で作成できる機能を使えば、ドライバーや管理者の業務負担も軽減でき、効率化につながります。
車両管理責任者を選任して社用車の適切な運用管理をしよう
車両管理責任者の専任は法律で義務付けられていないものの、選任によるメリットは非常に大きいです。社用車を使用する企業の安全性、業務効率、コストの改善には必須のポジションと言えます。
安全運転管理者とあわせて車両管理責任者も活用することで、社用車の適切な運行管理を行いましょう。
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