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【導入事例.004】配車効率を高めたい!配車管理から請求書発行までの業務を一元化したい!両方を実現できる「トラッカーズマネージャー」を導入

【お話を伺った方】
CFO 鎮山直人 様
株式会社 タカスイ
運送会社をM&Aし、車両数(現在120台程度)と拠点の拡大を進めてきた同社。Excelを使っての管理業務に限界を感じ始めていました。また、グループ会社間の案件情報共有が効率的にできていなく、配車効率の非効率さも感じていました。そこで、配車管理から請求書発行、車両管理などを一元化できるクラウド運送業務支援システム「トラッカーズマネージャー」を導入。今回は導入キックオフミーティングに同席して、導入までの経緯や今後に向けた期待をお聞きしました。

【目的】
・配車管理から請求書発行までの業務(売上管理)を一元化したい
・各グループ企業間での案件情報の共有が効率的にできていなかったので、適時適切に共有することにより、配車効率を高めたい

【課題】
・Excelを使って管理業務を運用。データの更新や、ファイルの共有・集計など、日々の運用で工数が増大
・グループ会社ごとで、車両管理やドライバー管理が統一されておらず、バラバラのファイル、紙ベースでの管理など、属人化している
・グループ間での案件共有が効率的にできていない。

【今後の活用予定】
・配車管理、請求業務をトラッカーズマネージャーで完結させること
・車両管理、ドライバー情報をトラッカーズマネージャーで一元管理すること
・グループ会社間での案件を効率的に共有することで配車効率を高めること
・監査対応に活用すること

トラッカーズマネージャーで
業務削減・効率化を始めませんか?

どのような事業を行なっていますか?

鎮山様:
本業は漁業でして、まき網船団をグループ内に3カ統、「海上イケス」を鹿児島に持ち事業展開しております。
その中で、年々航空便や陸路での定期便などの、流通経路が減少していることに危機感を覚え、実際に自社でトラックを構え、流通をスタートさせたのが、運送事業の始まりです。

一方で、水産物だけで運送事業を自立化させるのは難しいと感じていました。どうしても水産物だけではトラックの稼働率にバラツキが出てしまいます。トラックを寝かせておくわけにはいかないため、他のものも運ぶ必要性が出てきました。結果として、野菜などの水産物以外のものも運ぶようになりました。

また、今後の運送事業の自立化を考えたとき、車両台数や拠点数を広げていく必要性が見えてきたため、2019年12月に福岡の運送会社(園原運輸)を、2021年1月には大分の運送会社(東九運輸)をM&Aし、車両数と拠点の拡大を進めていきました (現在の車両保有台数120台程度)

さらには、5年後 グループ全体で車両500台を目指し、九州エリア・関西・関東へと拠点を拡大することを視野に入れ、主軸の漁業と並ぶ中核事業として大きくしていくことを目標に掲げ挑戦しているところです。

※まき網船団の単位を「1カ統(いっかとう)」と呼ぶ

導入のきっかけは何だったのでしょう?

鎮山様:
当初は、車両台数が10台程度だったので、システム化などは特段考えていませんでした。
しかし、2019年に福岡県の園原運輸が傘下に加わり、一気に車両台数が70台ほど増え、80台規模になりました。グループ会社を効率よく管理してゆくために、共通の請求管理業務ができるExcelを作成し、運用をし始めました。

しかし、拠点や車両の増加、ドライバーや取引先様の入替が生ずるに従い、Excelデータの更新や、Excelファイルの共有・集計など、日々の運用で工数が徐々に増大かつ複雑化。システムを利用して、効率化できないか、という課題認識が生まれました。

さらに、2021年には、大分県の東九運輸が加わり車両台数が30台ほど増加。このタイミングで、Excel管理に限界を感じ、管理業務をシステムで一元管理できないか、検討し始めました。

「配車管理から請求書発行までの業務(売上管理)の一元化をExcelではなく、システムを通じてできないか」、また、「各グループ企業間での案件情報の共有ができていなかったので、共有することにより、配車効率を高められないか」、の2点を軸にシステムを探していたところ、見つけたシステムのひとつが、トラッカーズマネージャーでした。

トラッカーズマネージャーで
業務削減・効率化を始めませんか?

導入の決め手は何だったのでしょう?

鎮山様:
トラッカーズマネージャー独自の特徴でもある、売上管理と車両管理が1つのシステムで一元管理できる、ところです。前述のとおり、売上管理(配車管理~請求書発行)とグループ間での案件共有が効率的にできていない点が、弊社の課題だと認識していました。この課題をクリアできることがひとつ。

また、グループ会社参加のもと、トラッカーズマネージャーの提案ミーティングを実施した時に、グループ会社ごとで、車両管理やドライバー管理が統一されておらず、バラバラのファイル、紙ベースでの管理など、属人化していることにも気づきました。

そういったグループ会社ごとの課題に対しても、トラッカーズマネージャーの機能で解決できる点も弊社にぴったりだと思い、導入を決めました。

導入後、改めて導入してよかったなと思うポイントは何でしょう?


鎮山様:
システムを探す上で、重視していたポイントが、ITにあまり強くない人でも、継続して使ってもらうためには、「直感的に操作しやすいインターフェイスでないと厳しい」と思っていました。
トラッカーズマネージャーは、無料トライアルで試した際に、他のシステムとは比較にならないほど、群を抜いて使いやすいシステムだと思いました。この点が、まずひとつ。

また、クラウドシステムなので、他のパッケージ化されたソフトにはできない、毎週のように新しい機能拡充やインターフェイスが更新されて、使いやすくなってゆく点が、ふたつ目。
毎週、トラッカーズマネージャーのメルマガが届くのですが、今後、こんなアップデートをします。今週はこんなアップデートをしましたというお知らせが届きますので、アップデートを見逃すこともありません。

我々も運送事業を拡大していくにあたり、課題を解決しつつ、今後の事業拡大の支えになってもらえると思い、契約させていただきました。

トラッカーズマネージャーで
業務削減・効率化を始めませんか?

今後の活用について教えてください

鎮山様:
今後は、
・配車管理をトラッカーズマネージャーで完結させること
・グループ会社間での案件共有での配車効率を高めること
・請求業務をトラッカーズマネージャーで完結させること
・車両管理をトラッカーズマネージャーで一元管理すること
・ドライバー情報をトラッカーズマネージャーで一元管理すること
・監査対応に活用すること
の6つの項目の実行を目指して、活用していきます。

直近では、3年で300台、5年で500台を目指してゆくので、トラッカーズマネージャーを活用し、基盤づくりを強化してゆこうと考えています。

【導入事例.003】「トラッカーズマネージャー」導入で、業務工数の削減・業務効率化を実感!車両1台あたりの利益のみえる化も!

【お話を伺った方】
東京事業部 管理部長 竹村 裕一様
株式会社 啓和運輸
今回は、全社に先駆けて導入した110台程度のトラック保有する東京事業部 東京営業所の竹村管理部長様に、現在の活用状況や今後に向けた期待をお聞きしました。

【目的】
・ドライバーや車両、事故などに関する情報を一元管理し、管理工数削減と共有ができるようにしたい
・「1台あたりの収益のみえる化」をスピードアップしたい。そのデータから年数に対する修理費用をみて、売却タイミングを考えられるようにしたい

【課題】
・複数のExcelファイルを使ってドライバーや車両に関する情報を管理。更新情報の同期や、情報の共有ができていない。作業工数が掛かる
・「1台あたりの収益のみえる化」はExcelベースで作業。正確な数値が出るのが2ヶ月後、知りたいタイミングで見ることができない

【効果】
・ドライバーや車両に関する、情報管理の作業工数の圧縮と情報共有の工数を圧縮でき、業務効率がアップ
・「1台あたりの収益のみえる化」については、現在、データを積み上げ中

トラッカーズマネージャーで
業務削減・効率化を始めませんか?

どのような事業を行なっていますか?

竹村様:
関東を中心に複数の営業所をもっています。
大型から小型まで多様なバリエーションの車両を揃えており、精密機器の運搬、大口輸送から小口輸送、本来複数のトラックで行う輸送を1台のトラックで行う特別積み合わせ事業、3PLなど幅広く展開させていただいています。

また、女性だけで構成されるシンデレラ事業部や東京営業所には託児所を完備するなど、女性が働きやすい環境整備がされているのも特徴です。

導入のきっかけは何だったのでしょう?

竹村様:
トラッカーズマネージャーの存在を知ったのは、本社から、まずは東京営業所で使ってみたら?と提案をされたことがきっかけです。
私の中でも今までExcelでやっていたドライバー管理や燃費計算・整備記録などの車両管理を、システム化できないかと日々模索している最中だったので、グットタイミングでした。

一つのExcelのシートで同時編集をして運用していたのですが、Excelのバージョンの違いから、開けない、計算式が壊れるなどの問題が発生していました。なおかつ、各自のパソコンのローカルにデータが入っているため、「その人しか知らない」という属人化的な状況を変えたいと思っていました。対策として、一つのパソコンを共有化して、そのパソコンで各自が更新などをするようにしましたが、データが消えてしまうリスクもあるので正直怖いと思っていました。

また、他人が作ったExcelは使いづらい、分からないなどや、知らない間に計算式が消されていたり、数式が入っているところに数値を直打ちされてしまったりと根本的な解決には至らなかったので大きな課題感を感じていました。

なので、まずは詳しくできることを聞いてみようと思いました。

トラッカーズマネージャーで
業務削減・効率化を始めませんか?

導入の決め手は何だったのでしょう?

竹村様:
ここのビルの3階でプレゼンをしてもらった時から、使いたいな、と思っていました(笑)
導入までは時間がかかったのですが、営業の吉田さんが何度も足を運んでくれて、プレゼンをしてもらい、助かりましたね。

質問の回答としては、ドライバー管理、燃費計算や整備記録の車両管理が同時編集と共有ができることと、「1台あたりの収益のみえる化」ができることです。

「1台あたりの収益のみえる化」は会社の方針でもあり計算していたのですが、本社任せで、Excelベースで作業していました。正確な数値が出るのが2ヶ月後、知りたいタイミングでこれらのデータも見ることができるというところも大きなポイントでした。

導入はスムーズにできましたか?


竹村様:
初期の導入に関しては、車検証の登録などをAzoopさんに代行してもらえたので、スムーズにゆきましたね。

導入後の運用は、運用する前に「指示系統をはっきりさせること」と、「誰が何をやるのか役割分担をすること」が大事だと思います。

東京営業所が110台くらいと、トラックの台数が一番多いので、ここが上手く立ち上がれば、あとの営業所は30台前後が多いので横展開しやすいと思っています。但し、3人くらいの営業所だと、所長さん、配車係、事務員さんのようなパターンも多いので、結局事務員さん任せになってしまわないよう、どれだけ今やっている業務を、トラッカーズマネージャーに移行して、減らせるのかが、ポイントになるかと考えています。

なので、東京営業所でそのあたりの検証もしています。過去のExcelなどのデータもありますが、徐々にトラッカーズマネージャーに移行しています。そして、近いタイミングで、完全に移行する予定です。実現すると、かなりの工数削減になると思います。

トラッカーズマネージャーで
業務削減・効率化を始めませんか?

期待通りの導入効果はありましたか?

ありましたね。
月締めでエクセル作るのが、本当に手間だったので、それが無くなるだけも凄く価値のあることなのですが(笑)
具体的に言うと、一つは「検索のしやすさ」。今までは人に聞いたりしないと分からないことが検索すれば分かるようになったことで、業務効率が上がりました。簡単に調べられますから。

二つ目は「情報共有のしやすさ」。情報が一元管理されているので、本社やセーフティーセンターとの情報共有が簡単にでき、無駄な問い合わせも減りました。
また、車両の乗換えなどのデータをきちんと更新できていることが前提ですが、拠点間の情報共有も楽になりましたね。他拠点から「今後、こういう仕事をするので、こういう仕様のトラック余っていないですか?」の質問に対しても、すぐに答えることができます。

全社的に普及すれば、社内間にて求車情報を共有できるようになりますね。荷台の内寸などの情報も入れられるので、すぐに無駄なく仕事に対応できるようになるかと思います。

今後の活用について教えてください

竹村様:
トラッカーズマネージャーで「1台あたりの収益のみえる化」し、年数に対する修理費用をみて、売却タイミングを考えられるようになったらよいと思っています。
東京営業所には整備部門がありスタッフが2名いるので、「修繕費のみえる化」にもチカラを入れています。整備部門があるのは東京営業所のみで、ここで修理できるものは、なるべく外に出さずに社内でやっています。技術代と部品代を別々に入れられるのもよいですね。社内で整備することで、コスト削減できている技術代を可視化することができますので。
実際、オイル交換だけでもかなり安くできていることが分かりました。データを蓄積してゆき、早く最適な売却タイミングを図れるようになれればと考えています。

また、早く全社で導入して、情報共有と一元化を実現したいですね。
例えば、弊社のセーフティセンターでは、ドライバー毎に、運転適性診断を実施しており、事故記録なども集約・管理しています。各営業所は、事故などがあった際に、報告を本社に共有しますが、情報はセーフティーセンターにだけあるため、各営業所間では、事故記録などはわからず、セーフティーセンターに聞かないといけない状況です。そこでトラッカーズマネージャーが全社導入されれば、統一のフォーマットで、運転者台帳 or 車両管理情報に、事故記録が更新&共有ができるため、より業務効率化ができるのではと思っています。

みんなが同じものを使い、同じ状態(認識)を作れればと思っています。トラッカーズマネージャーであれば実現できますし。

トラッカーズマネージャーで
業務削減・効率化を始めませんか?

これからトラッカーズマネージャーの導入を検討されている企業にアドバイスをお願いします

竹村様:
今まで使っていたExcelが無駄になるのではないか、、などで躊躇してしまう方もいるかもしれませんが、システムで一元管理することは、今まで述べたとおり本当に価値があると思います。確実に業務効率化につながります。
また、直感的に使えるので、最初の一歩を踏み出すツールとしても凄くよいと思いますね。

弊社でも、東京営業所に続き、柏営業所での導入が始まっていますし、クラウドなので、システムがかなりの頻度でバージョンアップされてゆくので、使い勝手が日々進化しています。オススメですよ。